Btw-aangifte: termijnen en wat je moet bewaren

De btw-aangifte komt elk kwartaal terug, en toch gaat het vaak mis op dezelfde punten: de datum, een vergeten nihilaangifte, of een factuur die niet meer te vinden is als de Belastingdienst ernaar vraagt. Hieronder staat wat je moet weten, met de datums zoals de Belastingdienst ze voor 2026 noemt.

Per kwartaal, per maand of per jaar

Na je aanmelding als ondernemer krijg je een brief waarin staat over welke periode je aangifte doet. De meeste ondernemers doen dat per kwartaal. Je kunt de Belastingdienst vragen om per maand of per jaar aangifte te doen. Elk jaar krijg je voor het einde van het eerste tijdvak een aangiftebrief met alle tijdvakken, uiterste datums en betalingskenmerken. Bewaar die brief.

De uiterste datums in 2026

Doe je per kwartaal of per maand aangifte, dan moet je aangifte uiterlijk op de laatste dag van de maand na het tijdvak binnen zijn, en je betaling ook. Voor kwartaalaangifte betekent dat:

Doe je per jaar aangifte, dan moet de aangifte over 2026 binnen zijn op 31 maart 2027. Als aangiftedatum geldt de dag waarop de Belastingdienst je aangifte heeft ontvangen, niet de dag dat je hem verstuurde.

Doe je aangifte met boekhoudsoftware, dan stuur je hem in vanaf de 24e van de maand voor het einde van het tijdvak. Eerder insturen geeft een foutmelding.

Ook zonder omzet

Je moet altijd aangifte doen, ook als je in een periode geen btw hebt berekend en er geen btw aan jou is berekend. Dat heet een nihilaangifte of 0-aangifte. Het gebeurt vaak bij starters die nog geen omzet hebben. Ook dan moet de aangifte gewoon binnen zijn.

Te laat

Doe je niet op tijd aangifte of betaal je niet op tijd, dan krijg je een naheffingsaanslag met een schatting van de btw die je moet betalen, en boetes. Uitstel aanvragen voor de btw-aangifte kan alleen bij een calamiteit. Wie een seintje wil, kan in Mijn Belastingdienst Zakelijk een e-mailadres invullen, of de Btw-Alert app van de Belastingdienst gebruiken.

Een fout herstellen

Heb je in een eerdere aangifte maximaal € 1.000 te veel of te weinig opgegeven, dan verwerk je dat in je eerstvolgende aangifte, in de rubriek waar het normaal ook staat. Gaat het om meer dan € 1.000, dan moet je het zo snel mogelijk corrigeren met het formulier Suppletie btw, en in elk geval binnen 8 weken nadat je de fout ontdekte. Je kunt corrigeren tot en met 5 jaar na het jaar waar het over gaat. Een aangifte over 2024 kun je dus nog tot en met eind 2029 corrigeren.

Heb je te weinig btw aangegeven, dan wacht je met betalen tot de naheffingsaanslag komt. Corrigeer je binnen 3 maanden na afloop van het jaar, of nog binnen het jaar zelf, dan betaal je geen belastingrente.

Wat je moet bewaren

Je bent verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken is dat 10 jaar, en ook als je het eenloketsysteem (One Stop Shop) gebruikt voor verkopen in andere EU-landen geldt 10 jaar voor wat daaronder valt. Basisgegevens moet je altijd 7 jaar bewaren:

• het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie;
• de loonadministratie.

Facturen bewaar je in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Kreeg je een factuur als pdf, dan bewaar je de pdf en print je hem niet. Papieren bonnen mag je scannen en digitaal bewaren, als de scan een juiste en volledige weergave is van het origineel.

De bewaartermijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is. Een leasecontract van 4 jaar bewaar je die 4 jaar in je administratie, en pas daarna begint de termijn van 7 jaar. Gebruik je aftrekposten die van je uren afhangen, zoals de zelfstandigenaftrek, dan hoort je urenregistratie er ook bij. Zie het urencriterium van 1.225 uur.

Uitbesteden

Je kunt je btw-aangifte ook laten doen door een fiscaal dienstverlener. Je blijft zelf verantwoordelijk, maar de datums, de controle en de correcties liggen dan bij iemand die er dagelijks mee werkt. Bij Ogando zit de btw-aangifte in het vaste maandbedrag; zie btw-aangifte laten doen en boekhouding uitbesteden.