Overstappen van boekhouder halverwege het jaar

Veel ondernemers denken dat je alleen per 1 januari van boekhouder kunt wisselen. Dat is niet zo. Je kunt halverwege het jaar overstappen, en soms is dat zelfs verstandig: hoe langer je wacht, hoe meer er in een administratie zit die je niet vertrouwt. Het gaat er vooral om dat de knip netjes is en dat niemand een aangifte vergeet.

Het beste moment

Het handigste moment is direct na een btw-aangifte, aan het begin van een nieuw kwartaal. Je oude kantoor doet de aangifte over het afgelopen kwartaal, je nieuwe boekhouder begint met het kwartaal dat net is begonnen. Dan is er voor elk tijdvak precies één verantwoordelijke.

Voor de kwartaalaangifte moet die laatste aangifte van je oude boekhouder binnen zijn op de laatste dag van de maand na het kwartaal. Stap je bijvoorbeeld over per 1 oktober 2026, dan doet je oude kantoor nog de aangifte over het derde kwartaal, die uiterlijk 31 oktober 2026 binnen moet zijn. Spreek dat expliciet af, zodat niemand denkt dat de ander het doet.

Eerst je overeenkomst

Kijk voor je opzegt in je overeenkomst met je huidige kantoor. Staat er een opzegtermijn in, of loopt het abonnement per jaar? Dan weet je wat het je kost om eerder te stoppen, en kun je de overstap daarop plannen. Vraag ook of er werk is dat al betaald is maar nog niet gedaan, zoals de jaarafsluiting van vorig jaar.

Machtigingen regelen

Je nieuwe boekhouder doet je aangiftes namens jou. Daarvoor heeft hij een machtiging nodig. Heb je een eenmanszaak, dan gaat dat met DigiD Machtigen. Voor andere ondernemingen gaat het via eHerkenning, met een zogenoemde ketenmachtiging. Je bepaalt zelf wie je machtigt en waarvoor. Belangrijk om te weten: ook als je iemand hebt gemachtigd, blijf je zelf verantwoordelijk voor je belastingzaken.

Uitstel voor je aangifte inkomsten­belasting

Veel boekhouders vragen voor al hun klanten tegelijk uitstel aan voor de aangifte inkomstenbelasting, met het zogenoemde becon-uitstel. Stap je over, dan hoort je oude boekhouder je direct af te melden voor dat uitstel. Je krijgt dan een brief van de Belastingdienst met een nieuwe uiterste inleverdatum.

Let goed op die brief. De nieuwe datum kan eerder liggen dan je gewend was. Geef hem meteen door aan je nieuwe boekhouder, zodat de aangifte op tijd binnen is.

Welke stukken je meekrijgt

• De administratie van het lopende jaar tot het moment van overstappen.
• De jaarcijfers van vorig jaar: balans en winst-en-verliesrekening.
• De btw-aangiftes die al zijn ingediend dit jaar.
• Een lijst met openstaande facturen bij klanten en leveranciers.
• Het afschrijvingsoverzicht van je bedrijfsmiddelen.
• Je laatste aangifte inkomstenbelasting, en eventuele voorlopige aanslagen.

Die administratie is van jou. Je bent wettelijk verplicht je basisgegevens 7 jaar te bewaren. Werkte je oude kantoor in een eigen systeem, vraag dan om een export die je zelf kunt bewaren, en niet alleen om toegang die later verdwijnt.

De eerste weken bij je nieuwe boekhouder

Een goede start begint met controleren wat er overgedragen is. Sluiten de saldi van je bank aan op de administratie? Kloppen de openstaande facturen? Zijn alle btw-aangiftes van dit jaar ingediend en betaald? Pas als dat rond is, gaat het werk verder in het nieuwe ritme. Het kost in het begin wat extra tijd, maar zo begin je niet op cijfers waar je niet zeker van bent.

Je boekhoudpakket

Bij Ogando werken we in AFAS. Werk je nu in een ander pakket, zoals SnelStart, dan kijken we samen zo snel mogelijk hoe je het beste overstapt naar AFAS.

Fouten van vroeger

Een nieuwe boekhouder kijkt met frisse ogen naar je administratie, en vindt soms iets. Een btw-aangifte waarin te veel of te weinig is opgegeven, kun je tot 5 jaar terug corrigeren. Gaat het om meer dan € 1.000, dan doe je dat binnen 8 weken nadat de fout ontdekt is. Hoe dat werkt, staat in btw-aangifte: termijnen en wat je moet bewaren.

Een checklist

• Kies het moment: direct na een btw-aangifte.
• Lees je overeenkomst na op opzegtermijn en lopende kosten.
• Spreek af wie de laatste btw-aangifte doet.
• Regel de machtiging voor je nieuwe boekhouder.
• Laat je oude boekhouder je afmelden voor het becon-uitstel, en let op de brief met de nieuwe datum.
• Zorg dat je alle stukken meekrijgt, in een vorm die je zelf kunt bewaren.

Kies je voor Ogando, dan nemen wij zelf contact op met je huidige boekhouder voor de overdracht. Hoe dat precies verloopt, staat op overstappen van boekhouder. Wat het daarna kost, lees je bij de tarieven.